Gestione documentale nella PA: le nuove Linee guida
Agid ha reso pubbliche le Linee guida tanto attese sulla gestione e conservazione dei documenti informatici. Un corpus unico di regole che sostituisce lâapparato di tre DPCM valido da quasi un decennio. Le âLinee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informaticiâ dovrebbero divenire pienamente operative entro giugno 2021. Le nuove indicazioni intervengono aggiornando, migliorando e chiarendo numerosi aspetti della gestione documentale e della conservazione sia per le PA italiane che per i privati. Si ribadisce il criterio della integrità e reperibilità , quindi il sistema di conservazione non deve limitarsi a conservare documenti singoli, ma deve provvedere a conservare anche âaggregazioni documentaliâ unitamente ai loro metadati e ai loro vincoli archivistici. La conservazione potrà ancora essere realizzata allâinterno o allâesterno della struttura organizzativa titolare degli oggetti da conservare. Lâimportante ÃĻ che la modalità organizzativa venga formalizzata. In caso di affidamento esterno, âal fine di garantire lâautenticità , lâintegrità , lâaffidabilità , la leggibilità e la reperibilità dei documentiâ, i fornitori di servizi di conservazione devono soddisfare requisiti di elevato livello di qualità e sicurezza in aderenza a una serie di standard ISO. Infine, vengono chiariti i ruoli e i rapporti tra Titolare dellâoggetto della conservazione, Responsabile della conservazione e conservatore nei casi di affidamento allâesterno della conservazione. Per la PA, il Responsabile della conservazione deve essere interno.