Gestione documentale nella PA: le nuove Linee guida

Agid ha reso pubbliche le Linee guida tanto attese sulla gestione e conservazione dei documenti informatici. Un corpus unico di regole che sostituisce l’apparato di tre DPCM valido da quasi un decennio. Le “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dovrebbero divenire pienamente operative entro giugno 2021. Le nuove indicazioni intervengono aggiornando, migliorando e chiarendo numerosi aspetti della gestione documentale e della conservazione sia per le PA italiane che per i privati. Si ribadisce il criterio della integrità e  reperibilità, quindi il sistema di conservazione non deve limitarsi a conservare documenti singoli, ma deve provvedere a conservare anche “aggregazioni documentali” unitamente ai loro metadati e ai loro vincoli archivistici. La conservazione potrà ancora essere realizzata all’interno o all’esterno della struttura organizzativa titolare degli oggetti da conservare. L’importante è che la modalità organizzativa venga formalizzata. In caso di affidamento esterno, “al fine di garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti”, i fornitori di servizi di conservazione devono soddisfare requisiti di elevato livello di qualità e sicurezza in aderenza a una serie di standard ISO. Infine, vengono chiariti i ruoli e i rapporti tra Titolare dell’oggetto della conservazione, Responsabile della conservazione e conservatore nei casi di affidamento all’esterno della conservazione. Per la PA, il Responsabile della conservazione deve essere interno.