Gestione documentale nella PA: le nuove Linee guida

Agid ha reso pubbliche le Linee guida tanto attese sulla gestione e conservazione dei documenti informatici. Un corpus unico di regole che sostituisce l’apparato di tre DPCM valido da quasi un decennio. Le “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dovrebbero divenire pienamente operative entro giugno 2021. Le nuove indicazioni intervengono aggiornando, migliorando e chiarendo numerosi aspetti della gestione documentale e della conservazione sia per le PA italiane che per i privati. Si ribadisce il criterio della integrità e  reperibilità, quindi il sistema di conservazione non deve limitarsi a conservare documenti singoli, ma deve provvedere a conservare anche “aggregazioni documentali” unitamente ai loro metadati e ai loro vincoli archivistici. La conservazione potrà ancora essere realizzata all’interno o all’esterno della struttura organizzativa titolare degli oggetti da conservare. L’importante ÃĻ che la modalità organizzativa venga formalizzata. In caso di affidamento esterno, “al fine di garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti”, i fornitori di servizi di conservazione devono soddisfare requisiti di elevato livello di qualità e sicurezza in aderenza a una serie di standard ISO. Infine, vengono chiariti i ruoli e i rapporti tra Titolare dell’oggetto della conservazione, Responsabile della conservazione e conservatore nei casi di affidamento all’esterno della conservazione. Per la PA, il Responsabile della conservazione deve essere interno.